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文檔數字化外包服務
為什么您的企業需要文檔數字化外包服務？
對于企業來說，文件資料是最重要的智慧資產。在商業流程、內部流程的各個環節都隱含著大量文件資料的傳遞，無論是每年、每月的財務報表、與客戶簽訂的合約，還是產品的檢驗報告等等，當各種文件不斷增加時，若沒有妥善的管理解決方案，不僅會花費許多人力與時間整理，更會造成后續的查找困難和資安隱憂。
許多調查數據同時也應證了這一點。如美國智慧流程管理公司Nintex在2018年的一份調查提到，49%的員工由于公司內部文件管理不當，難以快速找到所需檔案。亦如IDC國際數據信息在2019年做的調查也指出，42%的員工認為公司內部的文件流程大多仰賴人工作業，造成工作效率和生產力降低，且衍生更多管理成本。
種種跡象顯示，文件資料的管理在企業中的重要性不容忽視，無論是各種電子文件的散落問題、亦或是轉化成紙本文件后的串流管理，在在都是企業需要著眼的課題。在這些數據類型中，盡管數字化的發展越來越全面，但紙本文件始終沒有徹底從商業流程中消失。相反地，正由于減少了非必要打印的文件，紙本含有重要機密的比例增加。這讓企業需要有更良好的文件數字化解決方案，減少整理和查找文件所需花的成本，增加對于重要紙本信息的維護。
因應這樣的需求，
什么是文檔數字化外包服務(DPO)？
DPO（Document Process Outsourcing）提供的是將紙本文件數字化的服務，包括掃描歸檔、定義分類和資安層級，以及制定文件管理系統，將紙本信息轉換為更易管理的數字資產，并透過交給可信賴的第三方廠商協助您完成。
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降低管理成本大量的紙本數字化動作，均需仰賴人力執行，能夠不需新增員工或雇員，亦可避免對應內部管理作業成本增加。
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增加經濟效益在文件數字化之后，紙本文件即可轉移至較低廉的存放中心，節省文件置放占用之昂貴的辦公空間，降低辦公環境營運成本。
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增進安全及效率透過電子文件優先進行即時檢閱，減少紙本查找時間與可能性的往返運送之費用，既可增加調閱文件之效率，亦可降低紙本正本的傳遞遺失風險。工或雇員，亦可避免對應內部管理作業成本增加。
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避免各種因環境因素造成之文件毀損數字化后之原始文件透過妥善保存，置放于適宜的存放中心，可保持文件在恒溫、恒濕的環境中收納，能避免毀損珍貴文件。
理光中國如何協助您文件數字化？
理光中國擁有專業DPO服務團隊，提供完整文件數字化、倉儲管理以及一站式文件生命周期服務，并以以嚴格的作業流程安排，為您解決企業文件流程問題。
在與客戶初步接觸時，顧問會透過現地場勘確認需求，針對堆積的紙本文件，透過兩步驟，先將雜亂的文件依照客戶定義的原則「標準化」分類，再進行整理以及歸類，分批進行數字化。
數字化完成后，理光中國會依照客戶需求及檢索規則，將數字化檔案命名，方便后續查找。
理光中國的DPO服務，可為您省下紙本資料占據大量空間產生的營運成本。透過文件管理系統有效歸檔后，員工也可更輕松查找檔案，紙本文件也可依法定存放時間排程銷毀。就讓理光中國為您訂定完善的文件流程服務，讓您可以將更多的時間投入發展企業核心，持續專注前行！